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起こしを外注するには?

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ほとんどの企業は、音声を録音してから外注者を探します。「録音時間が確定していないと、見積りをするのに相手が不便だろう」という親切な気持ちからです。

しかし、起こす側からすれば、録音前に打診してほしいのです。

 

「このように録音してほしい」
「当日はこれを記録してほしい」
「当日はこの資料を持ち帰って、自分にも参考に見せてほしい」
など、要望したいことがいろいろあるからです。

 

それらの要望は、起こしの精度に直結することばかりです。この要望をないがしろにすると良好な起こしデータが作成できず、「聴取不能」部分ばかりの起こしになってしまう危険があります。もう録音してしまった!という場合は、業者に提供すべき資料をご覧ください。

カセットテープ録音は激減し、ICレコーダーによる録音が増えています。しかし、カセットテープには特有のメリットもあるため、ICレコーダーとうまく併用することがおすすめです。

まずは、なぜカセットテープ離れが起きているのか、カセットテープのデメリットを先に見ておきましょう。

 

カセットテープのデメリット

 

  1. 1.カセットテープが反転する間は録音が途切れる
  2. 2.切れ・スレなどテープ特有のトラブルが発生し、録音が聞けなくなることがある
  3. 3.コピー(ダビング)に時間がかかる
  4. 4.音声の受け渡しに主に宅配便を利用するので、時間と費用がかかる

 

 カセットテープのメリット

 

  1. 1.たやすく消去できないので安心感がある

 

一つしか挙げられませんでしたが、大きなメリットです。ICレコーダーは、間違ったメニューボタンを押して音声が消えてしまうことがあります(「本当に消去しますか」というような確認メッセージが出るのがふつうですが、疲れているとうっかり「はい」を選択してしまうことがあります)。

カセットテープの場合は、ボタン操作で簡単に音声を消去ということができないため、このようなうっかりミスは起こりません。

 

全体としてはICレコーダーのほうが便利なので、ICレコーダー録音をメインに、念のためカセットテープにも録音しておくとよいでしょう。

音声ファイルはファイルサイズが大きいため、ふつうメール添付で送ることはできません。

インターネット上のファイル転送サービスを使って送るのが便利です。送受信は暗号化され、ファイル自体もわずか数日後には自動消去されるなど、セキュリティ的な心配はまずありません。

ただし、最近のICレコーダーは、音質向上によってファイルサイズが大きくなっているため、時間帯によってはこれらのサービスが混み合い、送受信に時間がかかってしまうことがあります。

 

大企業などでは、ファイル受け渡しのシステムを自社で持っていることがあります。システム関係の部署に確認してみましょう。

 

専用システムがなければ、自社サーバー内にサブディレクトリを作って、その中でファイルのやりとりをするという手があります。当該サブディレクトリ専用のパスワードをかけ、相手にパスワードなどの情報を伝え、「FFFTP」などのソフトを使ってダウンロードしてもらいます。相手からはそのサブディレクトリ内しか見えないので、自社サーバーの内容が丸見えになってしまうわけではありません。(関連情報:FFFTP

テープ起こしの料金は具体的にどう計算されるのでしょうか。料金の設定方法は、事業者によって千差万別です。

次のようなことを確認しておきましょう。

 

料金計算の単位はどうなっているか
「音声1分につき○円」「音声5分につき○円」など。文字数やページ数でカウントすることもあります。
 
最低料金はあるか
例えば最低30分なので音声が17分でも30分ぶんの料金、など。
 
録音状態が悪いときの増減
聞き取りにくいと起こしの作業時間がかかることなどから、割増料金になることがあります。
 
内容による増減
極度に専門的な内容の場合は、聞き取ることや、当てはまる言葉を探したりする難易度が高いため、割増料金になることがあります。
 
納期による増減
特急料金だと割高に、十分な納期をもらえれば割安にという設定をしている場合があります。
 
録音媒体による増減
カセットテープは、テープの切れやスレの危険があるためダビングして使われます。その手間の分、ICレコーダーで録音された音声ファイルより割高になることがあります。
 
起こし方による増減
「あのー」などの無意味語を削除するなど、一般的な処理を行う起こし方が最も安いことが一般的です。 元のしゃべり言葉の語順を大幅に入れ替えて整理するとか、規定の文字数にリライトするなどの処理は、割高になります
 
量による増減
大量に発注するから安くしてという要求は、通らないときもあります。大量の音声であっても、その内容は1本ずつ異なるわけですから、一括処理によるスケールメリットが生まれないのが理由です。

 

 

何を基準にテープ起こし事業者を選べばいいのか。これは深刻な問題です。品質を確認できる「作品」がめったに存在しないからです。

 

例えば、雑誌に掲載されたインタビュー記事は、誰かが音声を起こしています。しかし1時間のインタビューを書き起こすと1万5000~2万字にもなるのに、ページ数の都合で実際の記事はわずか2000字ほどだったりします。ライターや編集者が取捨選択し、徹底的に手を入れているわけで、できあがった雑誌記事から起こしの出来・不出来をうかがうことは不可能です。

 

市町村議会の会議録などは、ネット上で閲覧することができます。こちらはほぼ発言のままですが、かえって誰が起こしても同じになりそうに思えるので、起こしの技量は判断しにくいものです(実際は、言い間違いや言いよどみの整理など細かく手が入っているのですが)。

 

では、価格で選ぶ? 近所の業者を選ぶ? 大手らしき会社を選ぶ?

 

編集者やライターは、たいてい口コミで選んでいます。信頼している同業者に、「起こし、誰に出してる?」と聞く。信頼している人が信頼している相手なら、信頼できるというわけです。

 

身近に紹介してくれる人がいなかったら?

 

(1)Webサイトを見て、用途に合いそうなところを何業者かピックアップする→(2)コンタクトしてみて、感触のよかったところに決める。という手順(ごく普通の手順ですが)で選定されているようです。

外注業者には資料をできるだけたくさん渡しましょう。起こしに携わる者は守秘義務を厳守するので、資料を渡しても大丈夫です。

 

 資料は、話の中に出てくる人名や専門用語などを特定するとき役に立ちます。例えば、音声で「カセイ」と聞こえるけど、「加勢」や「火星」などでは意味が合わない、地層の話題だから「河成」かな?というようなとき、資料を参照すれば「やっぱりここは“河成”だ」と自信を持って漢字を特定することができ、文字化の精度が上がります

  

渡すべき資料の例(講演・取材・パネルディスカッション・会議など、種類によって異なります)

 

  • ・音声の中でしゃべっている人の氏名とプロフィール(特に組織名、役職名、肩書名など)
  • ・当日の座席表(会議や座談会などの場合)
  • ・当日会場で配布された資料
  • ・当日会場で映されたスライドの元ファイル(パワーポイントファイルなど)
  • ・イベントのプログラム、会議の議題表など
  • ・話に出てきた専門用語や略語の一覧
  • 発言者メモ(発言者としゃべり出しの言葉をメモしたもの)