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審議会等の録音・議事録作成裏話(1)~(3)では、廿がテープ起こしを受注している企業の録音や場所取り、資料準備等の努力についてご紹介してきました。

廿もこの企業の努力に応えるべく、審議会等のテープ起こしの精度を上げるための努力をしています。


完成した議事録をメンバーに送る

これまでご紹介してきた企業は、前回ご紹介したように、会場にいた録音担当者が聞き直しをし、不明部分を可能な限り埋めた議事録を廿に送ってくださいます。これを廿がチェックしたのち、さらに起こしを担当した作業者に送ります。

作業者が完成した議事録を自分が起こしたものと見比べることで、自分が不明処理をした部分(テープ起こしでは、聞こえなかった部分に●を入力するなどの処理をする)が何という単語、文章だったのかを知ることができます。

一度分かった単語は、次回からはすぐに聞き取れる可能性が高くなり、結果としてテープ起こしの精度とスピードが上がるのです。

 


日本語変換システム用の単語ファイルを作る

Microsoft IMEやATOKなどの日本語変換システムには、ユーザーが作った単語ファイルを登録できる機能があります。

 

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単語ファイル(okoso編集部が作成した例)

 

 

そこで、廿は企業が議事録作成を担当する審議会等に出てくる専門用語や業界用語を蓄積し、ある程度それがたまった時点で単語ファイルを作成し、テープ起こしの作業者と共有するのです。

これを作業者が日本語変換システムに登録することにより、その単語の意味が分からなくても、音を聞き取ることができればオリジナル辞書に登録した専門用語が変換候補に現れ、分からない単語の意味や表記を調べたり確認したりする必要がなくなり、こちらも精度とスピードのアップにつながるというわけです。

 

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第20回 審議会等の録音・議事録作成裏話(1)

第21回 審議会等の録音・議事録作成裏話(2)<録音・機器編>

第22回 審議会等の録音・議事録作成裏話(3)<発言メモ・資料編> 

第21回 審議会等の録音・議事録作成裏話(2)<録音・機器編>では、廿がテープ起こしを受注している企業の、審議会等における録音をする場所の工夫や、ICレコーダーなどの機器に関する追求についてご紹介しました。 


第21回でご紹介したように、その企業の議事録担当者は、審議会等の際に傍聴席の録音しやすい場所を選んで座り、ICレコーダーで録音をされています。


しかし、このような方法でできる限りクリアに録音をしたとしても、まだ難問が残っています。それは、話者の特定と専門用語です。

 

第20回でご紹介したように、審議会等に出席した事業者は、できるだけ早く出席した審議会等の議事録を確認しながら、次回の審議会等に提示する資料や回答の準備をしなければなりません。しかし、審議会等では10人~20人の事業者や委員等によって議論が行われるため、話者の特定は困難です。また、専門用語が頻出するために、用語の特定にも時間がかかってしまいますので、テープ起こしを外注しても、音声だけでは精度の高い起こしを急ぎで受け取ることは難しいのです。

 

そこで、その議事録担当者は発言メモ審議会等で配付された資料を音声と同時に廿に送り、テープ起こしを依頼されています。

 

 

発言メモとは、音声を録音中にICレコーダーのタイムカウンタ、発言者名、発言の冒頭を記録しておくものです。

 

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発言メモの例  ※okoso編集部で例として作成したもの

 

 

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ICレコーダーのタイムカウンタ表示

 

このような発言メモがあれば、テープ起こし作業者は「録音開始から○分○秒ごろにこの発言をした人が○○さん」と分かるために、音声から話者を特定をする必要がなく、作業スピードが上がるのです。

 

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第20回 審議会等の録音・議事録作成裏話(1)

第21回 審議会等の録音・議事録作成裏話(2)<録音・機器編>

 

 

 

 

 

第15回・第16回で株式会社キャリアライズ様(以下、キャリアライズ 敬称略)の音活事例をご紹介しました。 

インタビュー後に西村常務が本社オフィスを案内してくださったのですが、ICレコーダーや音声の活用のほかにも、たくさんの「効果的な」効率化の工夫が随所にちりばめられていたのです。これはご紹介しなければもったいない! ということで、キャリアライズのオフィスをこぼれ話としてご紹介します!


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本社オフィスは2010年に4月に移転したばかりなのですが、前のオフィスの半分の広さ(人員数はそのまま)だそうです。すっきり・広々として日当たりのいいオフィスは、とても狭くなったようには見えません。


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その理由とは…。

 

 

 

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 株式会社キャリアライズ様(以下、キャリアライズ 敬称略)の代表取締役常務 西村統行氏は、社内新聞に掲載する記事の企画やアイデアをICレコーダーで録音し、音声起こしの業者に音声データの文字化から文章化までを依頼しています。西村常務が音声起こしを業者にアウトソーシングする理由は? 第15回から引き続き、「第16回 音活企業に聞く!<株式会社キャリアライズ様・2>」をお送りします。

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 ■記者:パソコンで文章を書くよりも、考えて言葉を発して、それをまとめるかたちで記事を作成するほうが気持ちが伝わる気がしますね。

 

 

■西村常務(以下西村):それはあると思います。どうやって何を伝えるかと考えることに手間をかけますが、作業をする手間や時間はなるべくかけないために、音声起こしをしている業者の協力をいただきながら新聞を作っているという感じです。

 

■記者:音声の文字化・リライトを音声起こし業者にアウトソーシングしてみて、思ったような効率化はできましたか?

 

■西村:ええ、それはもう。「今回新聞に載せるのはこれだな」というひらめきや、「これを伝えたい」というのはわれわれの意思なのでアウトソーシングできませんよね。また、WHYだったりHOWだったりWHATを突き詰めて考えることもわれわれに求められることであり、手間ひまをかけなければならない部分です。

僕はいつも、何を伝えよう、どう伝えようということを考えていますが、それを文字化して編集して表現するという作業についてはわれわれはプロではありませんし、その作業・労力はアウトソーシングすべきものだと思います

 

■記者:そこをアウトソーシングすることで、また別の企画やアイデアを考えることができますよね。

 

■西村:はい。これまで夜中までああでもない、こうでもないと作家のように考えて書いていたのですが、それをしなくてよくなりました。

 

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 西村常務が使用しているICレコーダー OLYMPUS Voice-Trek V-72

 

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「ICレコーダーを骨までしゃぶる」新企画!

 

今回から、録音した音声を活用している企業の事例をご紹介する「音活企業に聞く!」シリーズをスタートします。

企業にお邪魔して、ICレコーダーや音声データをどのように使っているのか、それによってどのような効果が生まれているのかをインタビュー。ビジネスシーンにおけるリアルな「音活」をお届けします!

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記念すべき第1弾では、社内新聞の記事作成に音声起こしを活用している株式会社キャリアライズ様(以下、キャリアライズ 敬称略)の事例をご紹介します。

 

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キャリアライズは、人材派遣や人材育成、施設運営などの総合人材サービス会社です。

 

 

社内新聞の記事作成のために、企画やアイデアを口述で録音し、音声起こしからリライトまでを起こし業者に依頼している、代表取締役常務の西村統行氏にお話を伺いました。

 

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